L’évolution numérique a apporté de nombreux avantages dans notre société et en matière de gestion d’entreprise. Conscient de ces bienfaits, en 2010, la Directive Européenne et l’Etat française encouragent les PME et les grandes entreprises à archiver les factures fournisseurs via des diverses législations. Désormais, la diffusion de la facture électronique est une obligation pour toutes les structures.
Les intérêts d’archiver légalement ses factures
Sans conteste, les factures fournisseurs sont des pièces importantes dans l’échange commercial. Avec le développement de l’informatique, on jouit de nombreux avantages en numérisant les factures. Ces données permettent en effet aux entreprises un immense gain de commodité en matière de gestion et de relation avec leurs fournisseurs. Facile d’accès et à manipuler, la facture numérique permet aussi un gain de temps, des échanges fluides et des vérifications fiables. Outre les profits en productivité, cette commodité garantit d’immenses réductions de coûts opérationnels, à la fois directs (papier, temps passé, espaces de stockage, transport colis…) et indirects (pertes, retards, etc.). L’un des plus grands avantages de la facture électronique est également la réduction des risques. La conservation des factures permet justement de se défendre efficacement en cas de litige commercial, ou sert de preuve tangible pour le contrôle de l’administration fiscale.
Les exigences légales de l’archivage des factures fournisseurs
Archiver ses factures est une bonne initiative. Toutefois, il y a des exigences légales à respecter. Avant tout, le système d’archivage doit alors avoir la capacité de préserver et conserver une donnée massive. Ces données doivent être émises par le fournisseur pour avoir une valeur authentique, et n’ont pas subi de modification postérieure avant son intégration dans la base de données. Dans ce cas, il est nécessaire que les documents soient gardés, figés, scellés ou signés numériquement. De plus, le système de stockage doit être dédié et on doit avoir un accès à la fois encadré et traçable. D’autre part, si une entreprise reçoit des factures format papier, le décret de décembre 2016 entre en vigueur. La technologie de stockage de l’entreprise doit ainsi permettre la réalisation d’une copie fiable du document. En remplissant les exigences liées à l’archivage, et après des tests et des contrôles réguliers, l’entreprise peut conserver comme remplacement de la facture originale la reproduction. Il est à savoir que les conditions et les processus de numérisation d’une facture fournisseur sont détaillés dans un document spécifique.
